Tutti i casi in cui una agenzia di viaggi è preziosa e quelli in cui fa la differenza; tutte le risposte alle domande più frequenti in tema di “vacanza fai da te” VS vacanza organizzata in agenzia. Alla fine di questa lettura vi sarete chiariti un sacco di dubbi, fidatevi.

Parleremo indifferentemente di agente di viaggi e di agenzia (di viaggi), visto che quest’ultima è composta da persone e che sono proprio loro a fare la differenza.

Chi è l’agente di viaggi?

E’ prima di tutto una persona innamorata del suo lavoro, perché se non lo fosse non riuscirebbe a farlo.

Poi è un professionista, un esperto che conosce tantissimi Paesi del mondo, alberghi, villaggi, pro e contro di un sacco di destinazioni e, soprattutto, per quelle che non conosce (perché, diciamocelo, una persona non può aver visitato tutti i Paesi del mondo), si rivolge ai suoi corrispondenti in loco (in gergo si chiamano DMC, Destination Management Company) per avere le informazioni che cerca con una attendibilità del 100%.

Le agenzie di viaggi serie e affidabili sono definibili tali anche in virtù della fitta rete di rapporti e contatti che sono riuscite a costruire nel corso degli anni con i vari corrispondenti dal mondo.

Ma l’agente di viaggi è anche colui che vi ascolta, per capire che cosa davvero vi aspettate dalla vacanza e riuscire a farvi la migliore proposta; è la stessa persona che, se gliene date la possibilità, instaura con voi un rapporto duraturo e di fiducia reciproca; è lo stesso che troverete sempre pronto a darvi una mano in caso di problema, dubbio, necessità… in qualunque posto del mondo vi troviate.

E’ a lui che potrete rivolgervi, non a call center a pagamento elemosinando attenzione e sperando che abbiano voglia di aiutarvi! E questo fa tutta la differenza del mondo!

Finché tutto va bene e la vacanza procede secondo il programma, chi non è abituato ad affidarsi ad una agenzia di viaggi, non ne apprezza l’utilità, ma al primo problema vero che non si riesce a risolvere, magari all’estero, questo valore diventa indiscutibile.

A volte ho timore di entrare in agenzia di viaggi perché se poi decido di non prenotare lì la vacanza rischio una brutta figura.

Una buona agenzia di viaggi è fatta da persone che sanno mettervi a vostro agio, anche quando entrate solo per chiedere un catalogo o una semplice informazione.

Se non siete voi ad avere fretta, ad esempio, noi siamo soliti offrire un caffè o un succo di frutta alle persone che vengono a trovarci, anche a quelle che entrano per la prima volta o che chiedono solo il catalogo del loro tour operator preferito.

Abbiamo la fortuna di poter parlare di viaggi, di vacanze, della voglia che hanno le persone di rilassarsi e di divertirsi…questo ci consente di essere sempre disponibili e sorridenti nei confronti di tutti, quindi, state tranquilli, Samovar non è la sola a farlo…entrate in agenzia quando ne avete voglia, non solo per prenotare, rimarrete stupiti dell’accoglienza calda e disinteressata che avrete!

Le agenzie di viaggi sono tutte uguali?

Abbiamo visto prima che le aziende sono fatte di persone e visto che le persone non sono tutte uguali, neanche le agenzie lo sono.

Non proprio per tutte è scontato accogliervi con il sorriso, offrivi un caffè, rispondere in modo cortese sempre, sia quando si tratta solo di una semplice domanda sia quando la richiesta è più articolata e magari si ha bisogno di un preventivo.

Non tutti gli agenti di viaggio, se non riuscite a venire in agenzia, effettuano il servizio a domicilio e non tutti gli agenti di viaggio sono molto competenti.

Non tutte le agenzie di viaggi riescono ad offrire esperienze interattive al cliente (virtual tour, oculus) che vuole prenotare una destinazione ma, non conoscendola, ha bisogno di capire se davvero è giusta per lui.

Così come non tutti gli agenti di viaggio sono bravi a creare nelle persone il desiderio di partire, riescono ad ascoltare con pazienza, si spiegano con termini chiari e facilmente comprensibili (non con tecnicismi) e formulano proposte chiare e precise.

Quindi no, le agenzie di viaggi non sono tutte uguali, ma ce ne sono tante che potrete valutare direttamente, una volta letta con attenzione questa sorta di Guida all’agenzia di viaggi perfetta che vi stiamo raccontando.

Per essere tale (perfetta), una agenzia di viaggi deve lasciarvi, quando uscite, con il sorriso sulle labbra, a prescindere dal motivo per il quale eravate entrati. I minuti passati all’interno devono essere stati una bella esperienza e se siete tra coloro che non utilizzate questo tipo di servizi ma, visto che al tempo del Covid-19 viaggiare in modo sicuro è diventata la priorità di tutti, avete deciso di provarlo, l’agente di viaggi deve essere così bravo da farvi ricredere sull’importanza del contatto umano, del valore della professionalità e dell’avere una persona, quando sarete in vacanza che, in caso di problema, vi aiuterà a risolverlo.

Prenotare in agenzia costa di più?

Anche questo è un “falso mito” e proviamo a sfatarlo. Se quando ci chiediamo “se costa di più” ci riferiamo alla commissione per l’agenzia di viaggi, allora la risposta è un secco “no”.

La commissione non è quella che determina il prezzo di un servizio, nella maniera più assoluta. In molti, infatti, pensano che acquistare un viaggio in agenzia costi di più per via della commissione.

Ma non è così, perché il prezzo finale del servizio è già comprensivo della commissione e non è l’agenzia ad applicala, ma lo fa direttamente il fornitore del servizio.

Quando un agente di viaggi serio vi offre la sua consulenza significa che interroga i vari fornitori, spende del tempo per programmare le tappe del vostro tour o per inserire i servizi giusti all’interno del vostro pacchetto vacanza, fa lui una selezione prima di proporlo a voi, perché ha pensato alle vostre indicazioni, ai vostri gusti, alle vostre necessità.

In sintesi, mette la sua competenza al vostro servizio, al pari di un qualsiasi altro professionista.

Prenotare in agenzia di viaggi costa di più? No, prenotare in agenzia significa essere “seguiti”. Non chiedete sconti, perché davvero non vi sono margini per poterli fare.

Chiedete piuttosto competenza a chi vi fa viaggiare…e la competenza va riconosciuta, non scontata. Se poi, grazie alla sua capacità di acquistare bene dai propri fornitori, l’agente di viaggio riesce a farvi un piccolo sconto è lui il primo ad esserne contento. Statene certi.

Ma come accade per qualsiasi altro servizio che acquistate e per il quale non vi preoccupate che l’esercente abbia il suo guadagno, alla stessa maniera non si può pretendere che l’agenzia di viaggi non debba averne (per quanto risicato).

Una volta capito che in questo particolare settore le marginalità sono bassissime, siamo certi che vi approccerete al mondo dei professionisti del viaggio con un altro spirito e apprezzerete anche quel piccolo sconto che, a volte, siamo in grado e contenti di offrire…perché, credeteci, i primi a volerli applicare, se ve ne fosse la possibilità, saremmo noi, ben consapevoli che per noi italiani, ormai, chiedere lo sconto è diventata una sorta di comunicazione sociale della quale non possiamo più fare a meno!

Ma c’è un’altra cosa da dire per rispondere a questa domanda, ovvero che molte volte, prenotare in agenzia costa di meno. Sì, proprio così, perché spesso le agenzie di viaggio hanno delle condizioni a loro riservate, più vantaggiose di quelle che ognuno di noi può trovare on line.

Altre volte invece non è così e ci sono delle differenze in termini di prezzo, ma una cosa rimane costante e vi invitiamo a valutarla: vale la pena “risparmiare”, a volte qualche centinaio ma a volte addirittura solo qualche decina di euro, per poi non avere alcun tipo di assistenza, o addirittura di copertura assicurativa, in caso di bisogno?

E non vi è dubbio che il buon agente di viaggi è quello che potete certamente interpellare, ammesso che vi sia una certa fiducia tra di voi, sulla bontà o meno di una certa offerta che avete trovato on line. Lui sa dirvi se vale davvero la pena prenotare da web oppure no.

Noi siamo sempre intellettualmente molto corretti e se un determinato servizio vale la pena prenotarlo on line, vi diciamo di farlo. Senza nessun problema. E’ anche per questo nostro modo di essere e di fare che moltissimi nostri clienti sono fidelizzati e ci affidano l’organizzazione delle loro vacanze da anni e anni.

Perché on line trovo sempre offerte migliori?

Di solito, quando ci si pone questa domanda è perché la scelta si basa unicamente sul prezzo. E purtroppo, occorre ribadirlo, questo approccio è molto pericoloso.

Si rischia di non valutare quale livello di servizio ci viene riservato, con quel prezzo,

che tipologia di camera ci viene offerta, con quel prezzo,

se vi sia inclusa almeno l’assicurazione di base, in quel prezzo,

se vi sia inclusa la colazione, magari, con quel prezzo,

se vi sia la possibilità di annullare sotto data, con quel prezzo,

se sia previsto l’annullamento senza penali, in quel prezzo,

se vi sia la possibilità del cambio data, in quel prezzo, ecc. Ma si potrebbero fare molti altri esempi…

Quindi occorre specificare che non sempre on line si trovano dei prezzi più bassi: on line si possono trovare anche dei prezzi più bassi a parità di servizio, ma più spesso si trovano dei prezzi più bassi perché includono servizi diversi oppure, quelle stesse tariffe, sono al netto di servizi importanti, primi fra tutti l’assicurazione e l’assistenza, che invece, a nostro modesto parere, sono fondamentali…soprattutto adesso post Covid.

La domanda più giusta da porsi in realtà è:

Che cosa offre in più l’agenzia di viaggi rispetto alla prenotazione on line?

L’agenzia di viaggi vi offre quello che il web non riuscirà mai a dare: il contatto umano e, con esso, un livello di assistenza in caso di necessità che nemmeno si avvicina a quello paventato dal web che, al massimo, è telefonico, tramite call center, a fasce orarie, difficile da ottenere e molto poco comprensivo.

Noi invece, per i nostri clienti in viaggio, siamo operativi H24 in termini di assistenza e ci adoperiamo finché il problema non è risolto. E quindi, permetteteci di ripeterlo, questo è davvero “quel qualcosa in più”.

Ma se anche non ci sono problemi, cosa che ci auguriamo sempre, nel “di più” di una agenzia di viaggi c’è l’esperienza. Ci sono, ad esempio, le pratiche per l’ottenimento del visto (laddove la destinazione lo richiedesse)

l’avviso rispetto ad eventuali vaccinazioni da fare

l’erogazione di consigli utili per vivere al meglio la destinazione che avete scelto o su cosa è opportuno avere in valigia.

Nel “quel qualcosa in più” ci sono le tour leader che, se specialmente fate un viaggio di gruppo, fanno davvero la differenza, perché rimangono a vostra completa disposizione durante tutto il viaggio e voi potete contarci per qualsiasi cosa.

Ma tornando per un attimo alla questione tempo, molti di voi probabilmente prenotano on line perché possono farlo anche la sera, magari dopo cena, stando sul divano con il PC sulle ginocchia. In questo modo vi sembra di risparmiare tempo non dovendo andare di persona in agenzia, magari anche chiedendo un permesso perché i vostri momenti liberi non coincidono con gli orari di apertura dell’agenzia.

Abbiamo centrato il problema? Anche voi rientrate nella casistica? Bene, allora apprezzerete ancora di più quanto stiamo per dirvi, ovvero che molte agenzie di viaggi hanno il servizio di Family Travel Agent, ossia un agente di viaggi che, misure anti-Covid permettendo, può venire a casa o in ufficio, naturalmente previo appuntamento, e darvi la migliore consulenza sulle vostre prossime vacanze.

In questo modo non siete voi a dovervi adattare agli orari dell’agenzia, ma è l’agenzia che viene da voi.

O ancora, se non siete tipi da consulenza di viaggio a domicilio, ma comunque siete molto impegnati, potete sempre prenotare la consulenza del vostro agente di viaggi via Skype, su Meet, su Zoom…insomma, la tecnologia ormai è parte integrante delle nostre competenze, quindi no problem!

Noi, ad esempio, abbiamo clienti in tutta Italia e dialoghiamo quotidianamente con loro per telefono, facciamo delle video-chiamate, ci vediamo su Meet, ci scriviamo per email…e lo facciamo, se preventivamente concordato, anche al di fuori dell’orario di apertura dell’agenzia, in modo da andare incontro alle necessità del cliente o del potenziale tale.

Alla luce di tutto questo, siete ancora convinti che convenga prenotare on line?

Come si fa a sapere se un’agenzia di viaggi è seria e affidabile?

Per la scelta dell’agenzia, se ancora non ne avete una, affidarsi al passaparola probabilmente è ancora la cosa migliore. Però, se siete abili internauti, potete andare a vedere la loro presenza sul web e sui social; leggetevi le recensioni di clienti, magari. I siti e i profili devono essere aggiornati; i contenuti pubblicati seri e ben scritti.

O ancora, se ne avete la possibilità, andateci di persona o chiamateli e fate loro delle domande, chiedete un preventivo. Se vi rispondono in maniera chiara e precisa o, ancora meglio, rispetto ad una vostra richiesta, vi fanno loro delle domande, allora capirete di avere a che fare con dei professionisti.

Sì, perché il primo compito di un ottimo agente di viaggio è quello di riuscire a capire che tipo di cliente ha di fronte, che cosa si aspetta dalla sua vacanza.

Senza queste informazioni, non potrà mai farvi una proposta realmente basata sui vostri desideri e sulle vostre necessità. Da questo capite se l’agenzia è seria e affidabile.

Quali garanzie mi da l’agenzia di viaggi?

L’agenzia di viaggi seria e professionale tutela il cliente sotto ogni punto di vista. Infatti:

  • Ha una polizza assicurativa professionale che le copre da eventuali danni procurati al cliente per negligenza.
  • Ha un “fondo di garanzia” che, in caso di inadempienza o fallimento dell’agenzia stessa, restituisce interamente al cliente la somma spesa per l’acquisto del viaggio e/o del pacchetto vacanza
  • Inoltre, l’agenzia che organizza il viaggio è responsabile di tutti i servizi offerti, quindi laddove ve ne siano di mancanti è tenuta a trovare alternative di pari livello o superiore, senza spese aggiuntive da parte del cliente
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